Malling & Co Næringsmegling AS

Hos Eiendomshuset Malling & Co AS («Malling & Co», «vi» eller «oss») vil vi behandle alle personopplysninger med respekt og forsiktighet, og i henhold til. norsk lov. Dette inkluderer ny personopplysningslov fra dato fra ikrafttredelse, som implementerer forordning 2016/679/EU («GDPR»).

I det følgende kan du lese vår personvernerklæring som beskriver hvordan Malling & Co samler inn og bruker informasjon om besøkende på våre nettsider, og våre kunder. For å utvikle funksjonalitet og brukeropplevelse vil vi også benytte oss av cookies, som du kan lese mer om nederst i erklæringen.

Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når vi innhenter opplysninger om deg, og generell informasjon om hvordan og på hvilket rettslig grunnlag vi bruker dine personopplysninger.

Følgende begreper skal ha dette innhold i denne erklæringen:

Personopplysning: enhver opplysning som kan knyttes til en fysisk person.
Behandling: enhver operasjon som gjøres med personopplysninger, for eksempel innsamling, registrering, lagring og utlevering.
Behandlingsgrunnlag: Rettslig grunnlag som legitimerer Distribusjonspartners behandling av dine personopplysninger

Malling & Co AS ved daglig leder er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Du kan kontakte oss på:

Eiendomshuset Malling & Co AS

Org. nr. 984 955 189

post@malling.no

+47 24 02 80 00

Besøksadresse Dronning Mauds gate 15, 0124 Oslo

Postadresse Postboks 1883 Vika, 0124 Oslo

1. PERSONOPPLYSNINGER SOM BEHANDLES OG HVORDAN DISSE HENTES INN

1.1 Opplysninger du selv gir oss

Vi lagrer opplysninger når du kontakter oss, ved å sende oss en e-post eller ringe. Vi lagrer også opplysninger som du selv registrer på våre nettsider, for eksempel for å melde deg på vårt nyhetsbrev.

Dette er opplysninger som:

Navn
Adresse
Telefonnummer
E-postadresse

I tillegg vil vi innhente opplysninger fra deg som privatperson, dersom vi utfører megleroppdrag for deg. Dette inkluderer kontaktinformasjon som nevnt over, men også din legitimasjon og fødselsnummer.

1.2 Opplysninger vi mottar fra våre kunder

Dersom du er ansatt hos en av våre kunder, har vi behov for å behandle personopplysninger deg. Disse innhentes normalt fra din arbeidsgiver. Dette er opplysninger som:

Navn
Adresse
Telefonnummer
E-postadresse
Legitimasjon

1.3 Opplysninger som innhentes automatisk når du bruker vår nettside

Når du besøker vår nettside vil det, ofte ved bruk av informasjonskapsler, innhentes enkelte opplysninger som vil kunne knyttes til deg. For eksempel vil dette være informasjon om:

Hvordan du bruker nettsiden, for eksempel hvilke sider på nettsiden som besøkes, og hvilken enhet du bruker.
Opplysninger for å måle og analysere trafikk, og bygge målgrupper for markedsføringsformål. Dette kan for eksempel være IP-adresse, operativsystem, og andre unike identifikatorer.

Les mer om vår bruk av informasjonskapsler nederst i denne erklæringen.

2. FORMÅL OG BEHANDLINGSGRUNNLAG

2.1 Besvare deg på dine henvendelser.

Vi innhenter og lagrer personopplysninger du oppgir på vår nettside for å behandle og besvare dine eventuelle henvendelser.

Vårt grunnlag for slik behandling er at Malling & Co har en berettiget interesse i å kunne besvare deg på henvendelsen, jf. GDPR artikkel 6(1)(f)

2.2 Gjennomføring av våre tjenester

Når vi behandler personopplysninger om våre kunder, herunder ansatte hos kunder, behandles opplysningene fordi det er nødvendig for at behandle kundeforholdet. Dette omfatter blant annet å svare på forespørsler, utføre ordre, eller å gi deg adgang til kundenettet.

Vi behandler personopplysninger om kunder som privatpersoner fordi det er nødvendig for å oppfylle en avtale kunden er part i, eller for å gjennomføre tiltak før en eventuell avtaleinngåelse. Dette behandlingsgrunnlag fremgår av GDPR artikkel 6(1)(b).

Vi behandler personopplysninger om ansatte hos våre kunder fordi det er nødvendig for formål knyttet til Malling & Co og tredjeparters berettigede interesser, jf. GDPR artikkel 6(1)(f). Disse interessene knytter seg til utførelsen av våre tjenester, herunder eiendomsforvaltning. Malling & Co har også berettigede interesser i å følge opp og administrere slike tjenester, og kontakte deg vedrørende slike tjenester eller andre henvendelser.

2.3 Nyhetsbrev

Dersom du samtykker, innhenter og lagrer vi ditt navn og din e-post for å kunne sende deg relevant informasjon om vår bransje og oppdateringer fra Malling & Co.

Vårt grunnlag for slik behandling er ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6(1)(a).

Å gi samtykke er frivillig, og du kan alltid trekke tilbake ditt samtykke ved å klikke på lenken for avmelding i bunnen av mottatt nyhetsbrev.

2.4 Markedsføring

Når vi innhenter opplysninger gjennom nettsiden vår, benytter vi også opplysningene til å tilpasse digitale annonser og tilbud. Dette kan medføre at du vil se spesifiserte tilbud rettet mot deg etter å ha besøkt vårt nettsted basert på aggregert data fra din besøksstatistikk.

Vårt grunnlag for slik behandling er ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6(1)(a). Les mer om vår bruk av, og hvordan du kan begrense innhenting av opplysninger gjennom vår nettside i punktet om informasjonskapsler nederst i dokumentet.

2.5 Utvikle funksjonalitet og brukeropplevelse på nettsiden

Vi innhenter også opplysninger gjennom vår nettside for å optimalisere innholdet på nettsiden vår, og analysere bruksmønster.

Vårt behandlingsgrunnlag for denne bruken av personopplysninger er at Malling & Co har en berettiget interesse i å utvikle funksjonalitet og brukervennlighet på vår nettside jf. GDPR artikkel 6(1)(f).

2.6 Lovpålagte krav

I noen tilfeller er Malling & Co etter lov eller annen offentlig myndighetsutøvelse forpliktet til å lagre og behandle visse personopplysninger om deg. Slike krav fremgår for eksempel av hvitvaskingsloven og bokføringsloven, og pålegger blant annet Malling & Co og innhente legitimasjon fra våre kunder. For mer informasjon om hvitvaskingsloven og behandling av dine personopplysninger, se punkt 5 i denne erklæring.

Behandlingsgrunnlaget for denne bruken av personopplysninger er at bruken er nødvendig for at vi skal oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler Malling & Co, jf. GDPR artikkel 6(1)(c).

3 DELING AV PERSONOPPLYSNINGER

Malling & Co AS vil aldri dele dine personopplysninger med tredjeparter, med mindre det er nødvendig for formålene angitt i punkt 2 i denne erklæringen.

Med mindre noe annet er avtalt har vi adgang til å dele opplysningene med medarbeidere innad i Malling & Co AS eller øvrige selskaper i Malling & Co-konsernet så langt det er nødvendig. Våre ansatte er underlagt taushetsplikt vedrørende dine personopplysninger.

I forbindelse med nyhetsbrev benytter vi oss av tredjepartsløsninger for å håndtere utsendelse av e-postene. Dette medfører at informasjonen som sendes ut, inkludert din e-postadresse, vil kunne ligge lagret hos tredjeparten så lenge de tar vare på logger for utsendelse. Vi vil ikke denne informasjonen med øvrige parter.

Increo Interactive Creations AS og Iteo Consulting AS er Malling & Co AS' databehandlere, og er våre totalleverandører for utvikling, drift og vedlikehold av våre nettsteder (https://malling.no og http://blogg.malling.no). Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsiden malling.no, lagres på egne servere som driftes Increo Interactive Creations AS i Norge. Bloggen blogg.malling.no og persondata som oppgis på bloggen lagres hos Hubspot Marketing Service Platform.

Det er kun Malling & Co AS, Increo Interactive Creations AS og Iteo Consulting AS som har tilgang til opplysningene som samles inn, og personopplysningene utleveres ikke til øvrige tredjeparter. En egen databehandleravtale mellom Malling & Co AS og databehandleren regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Opplysninger som benyttes for å behandle ditt kundeforhold, vil lagres på følgende systemer. Det foreligger databehandleravtale med de aktuelle systemleverandørene.

SuperOffice
Benyttes til lagring og administrasjon av informasjon om kunder og potensielle kunder. Opplysninger som lagres er navn, stilling, telefonnummer, e-post og hva de ønsker informasjon fra Malling & Co om.
Microsoft Dynamics CRM
Benyttes til lagring og administrasjon av informasjon aktive forvaltningskunder med tilhørende informasjon om type kundeforhold og kontaktinfo, samt oversikt over leietakere.
Fenistra
Benyttes til lagring og administrasjon av informasjon om aktive forvaltningskunder med tilhørende informasjon om type kundeforhold og kontaktinfo, samt oversikt over leietakere.

4. OPPBEVARING AV PERSONOPPLYSNINGER

Malling & Co vil ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og de lovpålagte pliktene vi er underlagt, herunder i henhold til bokføringsloven.

Opplysninger knyttet til utførelsen av våre tjenester vil oppbevares så lenge vårt kundeforhold består. Etter endt kundeforhold vil vi også ta vare på data så lenge det er nødvendig for administrasjon, for eksempel dersom du eller vi skulle ha behov for historikk.

Informasjonen vi har innhentet for å sende deg nyhetsbrev vil ligge lagret hos oss fram til du eventuelt melder deg av nyhetsbrevet.

5. SÆRLIG OM FOREBYGGING OG AVDEKKING AV STRAFFBARE HANDLINGER - HVITVASKINGSMELDINGER

Malling & Co er omfattet av reglene i hvitvaskingsloven. Loven pålegger oss bl.a. å innhente og oppbevare identitetsopplysninger av alle kunder og parter i oppdrag der vi utfører meglertjenester, hvilket betyr at vi må innhente bekreftet kopi av legitimasjon av de personer som opptrer for partene/vår oppdragsgiver (samt evt. personer som gir fullmakt til disse). For selskaper omfatter plikten dessuten dokumentasjon av selskapets reelle eierforhold m.v. Reelle rettighetshavere er definert som fysiske personer som i siste instans eier eller kontrollerer mer enn 25 % av selskapet/enheten på grunnlag av eierandel/stemmerett eller annet. Oppbevaringstiden vil være inntil ti år etter registreringen.

Dersom det foreligger mistanke om mistenkelige transaksjoner vil vi foreta nærmere undersøkelser, og dersom undersøkelser ikke avkrefter mistanken vil forholdet bli rapportert til Økokrim, jf. hvitvaskingsloven §§ 17 og 18.

Kunden har etter personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav b og bokstav f. ikke innsyn i de opplysninger Malling & Co har registrert for disse formålene.

6.DINE RETTIGHETER

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager en feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss slik at opplysningene kan bli rettet, i samsvar med GDPR artikkel 16. Du kan også kontakte oss dersom du ønsker at opplysninger skal slettes eller ønsker informasjon om hvilke opplysninger vi har lagret om deg. Retten til sletting gjelder bare i noen tilfeller, for eksempel hvis vi på ulovlig vis har behandlet dine personopplysninger, eller hvis du har trukket tilbake ditt samtykke. Les mer om retten til sletting i GDPR artikkel 17, og om tilgang til dine personopplysninger i GDPR artikkel 15.

Du har også rett til å kreve begrensning av Malling & Co sin behandling av dine personopplysninger, i samsvar med GDPR artikkel 18.

I tillegg har du rett til å motta de personopplysningene Malling & Co behandler elektronisk om deg i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format (dataportabilitet). Vi vil ikke hindre overføring av nevnte opplysninger til en annen behandlingsansvarlig. Retten til dataportabilitet gjelder bare hvis ikke dette har negativ innvirkning på andres rettigheter og friheter. Les mer om denne rettigheten i GDPR artikkel 20.

Dersom du ønsker å klage på Malling & Co sin bruk av dine personopplysninger, kan du kontakte Datatilsynet. Du kan lese mer om dette her:https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/hvordan-kan-jeg-klage-til-datatilsynet/. Vi håper imidlertid at vårt kundesenter kan løse eventuelle innvendinger du måtte ha mot vår bruk av dine personopplysninger.

7. SIKKERHET

Malling & Co vil sikre at personopplysninger om deg er tilfredsstillende beskyttet. Våre ansatte er underlagt taushetsplikt vedrørende dine personopplysninger.

8. ENDRINGER I ERKLÆRINGEN

Vi vil med jevne mellomrom kunne oppdatere denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer på nettstedet eller ved vår nettstedspolitikk.

Vi etterstreber til enhver tid å følge gjeldende regelverk for personvern. Har du spørsmål er du velkommen til å sende oss en e-post på post@malling.no eller ringe 24 02 80 00

Bruk av informasjonskapsler på www.malling.no

Eiendomshuset Malling & Co benytter seg av informasjonskapsler, også kalt “cookies”. Ved å bruke nettsiden vår samtykker du i at vi kan sette disse i din nettleser.

Informasjonskapsler er en standard Internett-teknologi som de aller fleste nettsteder benytter. En informasjonskapsel legges i din nettlesers internminne, som gjør at vi bedre kan forstå hvordan du bruker nettstedet. På sikt bruker vi denne kunnskapen for å tilby deg en bedre opplevelse neste gang du besøker nettsiden.

Vi også har plassert informasjonskapsler fra blant annet Facebook og Google på nettsiden vår, og benytter disse til å tilpasse digitale annonser og tilbud. Dette kan medføre at du vil se spesifiserte tilbud rettet mot deg etter å ha besøkt vårt nettsted basert på aggregert data fra din besøksstatistikk.

De fleste nyere nettlesere, som Opera, Chrome, Firefox, Safari etc., er innstilt slik at informasjonskapsler aksepteres automatisk. Om du ikke ønsker å akseptere må du selv velge å endre innstillingene i din nettleser. Merk at denne innstillingen kan føre til at mange nettsteder ikke vil fungere optimalt. På alle nye nettlesere har du også mulighet til å slette informasjonskapsler som er lagret på din enhet.

På våre nettsider benytter vi følgende informasjonskapsler til oppgitte formål:

Vi etterstreber til enhver tid å følge gjeldende regelverk for personvern og elektronisk kommunikasjon. Har du spørsmål vedrørende vår bruk av informasjonskapsler, er du velkommen til å sende oss en e-post på post@malling.no eller ringe 24 02 80 00.

Robert Skramstad

Fredrik Sommerfeldt